Каждое бюджетное учреждение страны должно работать по своей индивидуальной смете. Она является главным финансово-экономическим документом, и обязана быть во всех бюджетных государственных организациях. Ведь именно на основании этих подсчетов и происходит последующее финансирование.

При составлении смет бюджетным учреждениям обязательно учитывается заработная плата работника, содержание госслужащих, другие выплаты и затраты (командировочные, премиальные), затраты на поставку материала или какого-либо товара. В смету обязательно включают налоговые выплаты, сборы и другие запланированные платежи.

Планированием, а затем составлением и последующим ведением и следованием сметы обычно занимается непосредственно распорядитель, отвечающий за данное бюджетное учреждение в целом. Существуют специальные нормативные акты, в которых разработана и предписана к выполнению определенная система составления смет и ее дальнейшее следование.

Составление смет бюджетным учреждениям происходит на основе данных о лимитных границах бюджета, заложенных на каждое учреждение, отталкиваясь от существующей контрольной точки. Контрольную цифру устанавливают специальные организации, которые занимаются разработкой проектов различных бюджетов для всех, кому это надо.

Форму заполнения сметы устанавливается органами власти. В документе должны быть прописаны как размеры, так и обязательное прослеживание за расходованием государственных денег. Бюджетная смета делится на несколько статей, имеющих самостоятельное определенное направление. Это заработная плата, издержки, вложения.

При создании и оформлении бюджетной сметы обязательно должны быть определенные параметры и кодировки: подпись и ее расшифровка (начальника, руководителя или заведующего учреждением), печать, дата; год, на протяжении которого действует составленная смета; официальное название учреждения или организации (обязателен Код классификатора); указывается Код учреждения по сводному реестру получателей средств или распорядителей федерального бюджета. Обязательно следует указать и единицы измерения, в которых велся подсчет (Код по классификатору).